Como apresentar um relatório de forma impactante

 

Com a ampliação do uso do Business Intelligence e a mudança de modelos de negócios para o Data Driven, surge um novo desafio: como apresentar a mensuração de dados de forma atrativa e impactante?Diante de tabelas com centenas de dados, não conseguimos chegar rapidamente a conclusões. Tampouco ganhamos agilidade nas decisões de negócios, o que afeta a competitividade e o aproveitamento de janelas de oportunidades.

 

Neste sentido, é preciso inovar e trazer novas formas de apresentar relatórios. Quer algumas dicas? Sigamos em frente!

 


Selecione suas fontes de dados

 

Neste caso, o Business Intelligence é sua melhor arma para não incorrer nessas falhas. Com ele é possível acessar diversas fontes de dados e extrair ótimos insights para a tomada de decisão.Antes de mais nada, é preciso selecionar as fontes de dados que darão subsídios à apresentação do seu relatório. Uma só fonte pode ser insuficiente para embasar sua argumentação ou apresentar apenas um aspecto da sua análise.

 

Crie sua estrutura

 

Crie os tópicos e subtópicos a serem abordados, num esquema de fácil compreensão. Mapas mentais são excelentes ferramentas para criar esse tipo de estrutura, pois você pode conectar os assuntos conforme o raciocínio da sua audiência.Com os dados selecionados, chegou o momento de criar a estrutura do seu relatório. Trata-se de algo simples: o encadeamento das ideias que serão apresentadas nele.

 

Desenvolva uma narrativa

 

O recurso mais utilizado para criar narrativas impactantes é o Storytelling, onde você insere seus dados em experiências e exemplos reais. Desta forma, é possível cativar quem está assistindo sua apresentação de resultados e tornar o momento mais descontraído e interessante.Apresentar dados crus, sem um pano de fundo, pode ser maçante e deixar sua audiência entediada. Numa reunião de marketing e vendas, por exemplo, procure contextualizar os dados de forma que as pessoas insiram sua narração em situações do cotidiano.

 

Reforce seus argumentos

 

Dashboards de controle são fundamentais para tornar essas informações mais evidentes, pois, com a análise do Business Intelligence, as informações chegam  a todos de forma conclusiva, indicando caminhos e ações a serem tomados.Mais do que dizer o que está acontecendo, a mensuração de resultados deve dizer por que determinado evento está ocorrendo. E mais: deve dizer o que fazer em seguida.

 

Para reforçar a ideia junto ao seu público, utilize o recurso da repetição. Numa carta de marketing e vendas, por exemplo, usamos o copywriting para preparar o conteúdo de forma persuasiva. E uma das estratégias usadas é repetir o mesmo argumento várias vezes, de maneira diferente.

 

No seu relatório, é possível valer-se do mesmo recurso. Apresente a mesma ideia várias vezes ao longo do documento, modificando a forma de visualização. Ora pode ser em texto, ora em formato de gráfico.

 

E por falar em gráficos…

 

Seus gráficos devem ser autoexplicativos, simples e de fácil compreensão. Se tiver dúvidas em relação à interpretação de gráficos, peça que outra pessoa avalie os dados apresentados.Gráficos são ótimos para colocar a informação de forma visual e atrativa. Mas tome cuidado: gráficos que precisam de textos para explicar os dados apresentados são ineficazes.Uma segunda opinião é sempre bem-vinda para que você faça uma apresentação impactante.

 

Dê exemplos

 

Na mensuração de dados, costumamos ficar presos aos números, quando, na verdade, o que as pessoas querem saber são os impactos desses números na atividade da empresa.Além dos gráficos, é possível inserir no seu relatório exemplos ou cases para ilustrar melhor uma ideia. Aqui, o Storytelling é reforçado para ampliar o nível de compreensão do seu público sobre o tema que está sendo tratado.

 

Imagine que sua organização vem perdendo 0,5% de vendas mês a mês. Em um primeiro momento, pode ser um dado insignificante para marketing e vendas, que podem argumentar a dificuldade em elevar as metas com a crise econômica.

 

No entanto, pode ser que esse número quase inexpressivo venha a acarretar em um prejuízo enorme para a empresa ao final de um ano, causando demissões, corte de verbas e até a descontinuidade de uma parte dos negócios.

 

Tudo isso pode ficar mais evidente se você utilizar exemplos, projetar cenários e tendências e contextualizá-los segundo a realidade da organização. Conte com o Business Intelligence para isso!

 

Traga soluções

 

O Data Driven serve para corrigir o curso das estratégias organizacionais, por isso, é importante termos a competência necessária para analisar os dados e também a habilidade de identificar oportunidades a partir deles.Apresentar problemas é fácil, assim como apontar falhas. Mas e as soluções? O grande diferencial que as organizações buscam em analistas de dados é justamente a interpretação dos dados de forma a encontrar soluções para os problemas detectados.

 

É por esse motivo que, cada vez mais, temos analistas de negócios trabalhando em conjunto com analistas de dados. Enquanto estes extraem insights precisos de ferramentas como o BI, aqueles inserem os dados no contexto de negócios e utilizam o conhecimento adquirido para gerar valor.

 

Cuide do visual

 

Já nos relatórios textuais explicativos, o cérebro torna-se seletivo e guarda apenas uma parte da informação, prejudicando a tomada de decisão no médio e longo prazos.Finalmente, é importante que você cuide do visual do seu relatório. O ser humano é predominantemente um ser visual. Uma imagem bem elaborada, como um infográfico, pode ser mais efetiva do que uma série de dados, pois o cérebro apreende toda a informação contida na imagem como se ela fosse uma só.

 

Um bom design, a escolha das fontes certas, bem como das cores para gerar contrastes e dar destaque às informações mais importantes é essencial. Caso tenha dificuldades com isso, procure um profissional de design ou então conte com sua ferramenta de Business Intelligence para apresentar dashboards atrativos.

 

Apresentar a mensuração de resultados de forma impactante depende da solução de Business Intelligence que você usa. Que tal aprender a escolher a melhor?

 

 

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