A informatização acelerada dos processos de gestão nas organizações nos últimos 15 anos trouxe novas oportunidades de crescimento e de melhorias na operação. Hoje é possível armazenar dados digitalmente e analisar relatórios e gráficos, melhorando a capacidade de transformar esses dados em informações importantes.
Entretanto, com o volume crescente de dados fica cada vez mais difícil analisá-los. É aí que entram tecnologias como o Business Intelligence, que vão integrar dados de diversas fontes, organizá-los, analisá-los e compartilhá-los com o restante da empresa.
O Business Intelligence evita que dados de diferentes setores acabem se tornando informações isoladas, o que deixaria o processo de coleta e consolidação dos dados lento e dispendioso.
A origem do problema
Imaginemos uma empresa de médio porte, que investiu em sistemas informatizados para aumentar sua competitividade e dar suporte à expansão do negócio. Em teoria, esses novos sistemas deveriam facilitar e agilizar tarefas básicas do departamento financeiro da empresa, como gerar relatórios de fluxo de caixa e demonstrativos de resultados.
Mas nem sempre é isso que acontece na prática. Como tantas outras, provavelmente essa organização encontrará resistência na adoção de novos processos e ferramentas de gestão. Algumas áreas, acostumadas a operar com autonomia, podem centralizar e restringir o acesso a seus dados, muitas vezes criando controles e consolidações paralelas em planilhas de Excel.
Do ponto de vista de um gerente financeiro, essa situação traz prejuízos e riscos significativos. A demora na consolidação de dados e análises feitas com dados desatualizados influenciam diretamente a qualidade das decisões que ele precisa tomar.
Esse gerente sabe que, se tivesse acesso fácil a dados confiáveis e atualizados, sua equipe seria mais produtiva e criaria mais valor para a empresa. Ele poderia, por exemplo, analisar variáveis como custos, margens de lucro e variações na produção ao longo do ano para entender o impacto de cada uma, gerando inputs preciosos para o planejamento do próximo ano.
Mas, como fazer isso quando os dados de que ele precisa estão dispersos pela organização, armazenados em sistemas e formatos variados, nas mãos de diferentes áreas e pessoas? Como saber o que realmente está acontecendo na empresa em circunstâncias como essas?
Potencial escondido
Quanto maior a empresa, quanto mais complexos são seus processos, mais fácil fica entender o impacto que a inteligência no uso dos dados pode trazer ao negócio. Como? À medida que o volume de dados gerados na operação aumenta, aumenta também o conhecimento potencial contido nesses dados.
Há boas chances que a sua organização tenha insights valiosos sobre a sua operação e como otimizá-la, já guardados nos seus bancos de dados e planilhas. Mas diante da dificuldade de reunir todas estas informações para uma análise, eles acabam não sendo aproveitados como deveriam.
Uma empresa que tem altos gastos com folha de pagamento poderia identificar facilmente que essa despesa aumenta constantemente devido ao excesso de horas extras. Buscando a raiz do problema, ela poderia chegar ao motivo que leva os funcionários a realizarem horas extras.
Com o BI, a empresa é capaz não só de resolver problemas simples como esse, mas também identificar padrões e tendências que podem afetar os negócios, como a queda – mesmo que mínima – nas vendas. Imagine que sua empresa está perdendo 0,1% de vendas mês a mês.
Sem a inteligência de negócios, você só perceberia o problema muito tempo depois, quando o faturamento já estivesse comprometido. Com o uso do Business Intelligence, você identifica esse padrão num curto espaço de tempo e pode agir proativamente para recuperar a performance.
Inteligência para transformar os negócios
Uma solução de Business Intelligence vai atuar em duas frentes: consolidar as informações de diferentes fontes, através de soluções personalizadas; e analisar a informação obtida, através de gráficos e relatórios.
Implantando corretamente o BI, você poderá fazer a ponte entre as diversas fontes de dados e áreas da organização, centrando as informações em um mesmo local. Assim, é possível agrupar e comparar os dados, gerando inteligência que pode ser usada para encontrar pontos de falha, melhorar a eficiência operacional e possibilitar uma visão mais ampla (e precisa) da situação da empresa.
O profissional que passaria horas ou dias analisando dezenas de planilhas diferentes para buscar e consolidar informações e registros, consegue estes dados instantaneamente. Assim, seu tempo será utilizado gerando valor, e não executando processos lentos e passíveis de erro.
A apresentação das informações processadas pelo BI é intuitiva e respeita o raciocínio humano, trazendo resultados conclusivos sobre o tema que está sendo analisado. Na área financeira, por exemplo, ao invés de ficar comparando Demonstrativo de Resultados com outros controles, como fluxo de caixa, você tem de imediato a conclusão da análise: é possível investir ou não; o projeto tem viabilidade econômica ou não; o nível de endividamento da empresa é normal ou está acima do padrão; entre outras informações certeiras que o ajudam a tomar a decisão certa no momento em que você mais precisa.
Essa visualização é feita por meio de dashboards de controle, que permitem personalizar a tela de análise com os dados mais relevantes para sua equipe em determinado momento. Além disso, é possível detalhar cada informação segundo as necessidades, a fim de que vocês tenham uma visão ampla e assertiva sobre os negócios da empresa.
Uma das maiores vantagens do BI sobre as planilhas eletrônicas é que ele analisa não só dados estruturados, como também dados não estruturados, como comentários, textos, recomendações, mensagens de voz, entre outros. Essa capacidade de confrontar o que é preciso com o que é subjetivo amplia consideravelmente as possibilidades de interação da empresa com o conhecimento adquirido, trazendo insights poderosos para que sua organização inove e surpreenda seus públicos prioritários com mais segurança.
Imagine cruzar informações do ERP, do CRM, das redes sociais, do site da empresa, dos canais de atendimento e até dos pontos de contato físico, como lojas, num único lugar. Toda informação trocada com um consumidor fica armazenada e pode ser utilizada para que a organização entenda melhor o contexto em que está inserida e desenvolva melhorias continuamente.
Business Intelligence é tudo o que sua empresa está precisando? Clique aqui e saiba mais!